Software gestione documentale
Gestire i flussi di informazioni in modo sicuro, tracciabile e istantaneo è il motore di ogni impresa moderna. Il nostro software di gestione documentale nasce per supportare le aziende che vogliono eliminare la carta, abbattere i costi di archiviazione e mantenere il pieno controllo sul ciclo di vita di ogni file aziendale.
A differenza delle piattaforme SaaS standard o dei pacchetti preconfigurati sul mercato, Steual non propone un prodotto preconfezionato da “acquistare e adattare”. Il nostro valore aggiunto risiede nell’analisi preliminare dei tuoi processi: ascoltiamo le tue reali necessità operative per progettare e sviluppare una soluzione software documentale (DMS) 100% personalizzata, capace di integrarsi nativamente con i tuoi sistemi esistenti e di automatizzare flussi complessi legati all’amministrazione, alla produzione e alla logistica.
Software per la gestione documentale su misura
Aumentare l’efficienza interna ed evitare sprechi
Per aumentare l’efficienza interna ed evitare sprechi, Steual sviluppa soluzioni in grado di eliminare le ridondanze, gli errori di archiviazione e lo smarrimento dei moduli. Progettando il sistema sui tuoi flussi reali, azzeriamo i colli di bottiglia e l’inefficienza operativa, garantendo processi fluidi e allineati alle procedure aziendali.
Rintracciare documenti archiviati in real time
Per rintracciare i documenti archiviati in real time, Steual progetta logiche di indicizzazione personalizzate capaci di azzerare i tempi morti legati alla ricerca di faldoni fisici o file dispersi nelle reti locali. Il sistema rende ogni documento immediatamente reperibile e accessibile in sicurezza agli utenti da qualsiasi postazione.
Diminuzione dei tempi di gestione del documento
Per garantire la diminuzione dei tempi di gestione del documento, Steual realizza workflow digitali su misura che automatizzano l’intero ciclo di vita del file, dall’acquisizione ottica e approvazione fino all’archiviazione finale, riducendo drasticamente i tempi di lavorazione manuale di ogni singola pratica.
Livelli di accesso basati sulle responsabilità
Per stabilire livelli di accesso basati sulle responsabilità, Steual configura una gestione granulare dei permessi informatici direttamente in fase di analisi. La piattaforma permette di definire con precisione chi può visualizzare, modificare, scaricare o cancellare determinati file, blindando la sicurezza dei dati in base al ruolo utente.
Funzionalità del software gestione documentale STEUAL
Possiamo implementare sistemi di classificazione intelligente basati su metadati e tag specifici per il tuo settore. Attraverso l’integrazione di tecnologie OCR (Optical Character Recognition) e la lettura di Barcode/QR Code, il software è in grado di estrapolare automaticamente i dati da documenti scansionati, rendendo ogni file ricercabile in pochi istanti (full-text search).
L’innovazione è al centro della nostra offerta. Stiamo attualmente analizzando e sviluppando l’integrazione di avanzate funzionalità di Intelligenza Artificiale all’interno del nostro software proprietario Dataxy. L’obiettivo di queste soluzioni di prossima generazione è permettere al software di riconoscere automaticamente la tipologia dei documenti, classificarli in totale autonomia ed estrarre le informazioni più rilevanti, supportando l’utente con sistemi di ricerca e consultazione dei contenuti sempre più proattivi e intelligenti.
Sviluppiamo logiche di Business Process Management (BPM) integrate. Questo significa che possiamo automatizzare i flussi di approvazione dei documenti: dall’emissione di una richiesta d’acquisto fino alla firma del direttore, il sistema notificherà automaticamente gli utenti coinvolti, tracciando ogni passaggio ed eliminando i colli di bottiglia.
La sicurezza delle informazioni è prioritaria. Configuriamo sistemi di profilazione degli utenti granulari, assegnando permessi di visualizzazione, modifica o cancellazione a seconda del ruolo aziendale. Il modulo di “Versioning” terrà traccia di tutte le modifiche apportate a un file, permettendoti di risalire sempre alla versione originale e sapere chi ha effettuato variazioni.
Possiamo integrare nel tuo sistema documentale delle aree riservate e portali web con accessi protetti. Tramite questi spazi, clienti, fornitori o partner logistici possono consultare in totale autonomia i documenti di loro competenza (come DDT, certificazioni o fatture) oppure caricare i file da te richiesti. Tu mantieni il pieno controllo dell’archivio centrale, offrendo alla tua filiera uno strumento di collaborazione trasparente e progettato sulle tue specifiche dinamiche di business.
Le aziende che hanno scelto il software per la gestione documentale
Rockfish: la Web Application realizzata per Rödl & Partner
Questo progetto nasce per migliorare e rendere più semplici i processi dello studio legale Rödl & Partner: leggi di più nell'articolo.
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Eu.CAN: la Web Application realizzata per L-Founder
Questo progetto nasce per migliorare e rendere più semplici i processi aziendali interni ed esterni di L-Founder: leggi di più nell'articolo.
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Portale prenotazioni per studio veterinario
Insieme a IDEXX Laboratories e DHL, è nata la piattaforma integrata sviluppata da STEUAL che consente ai veterinari di prenotare il ritiro dei campioni nei giorni/orari di passaggio del corriere DHL presso la propria struttura, con stampa di lettera di vettura e archivio delle prenotazioni effettuate.
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Sistemi CRM per la gestione ottimale di prospect e clienti
Al fianco di IDEXX Laboratories e Ristomat-Sodexo, STEUAL ha sviluppato sistemi per la gestione dei rapporti e delle interazioni con i propri clienti e i potenziali, per semplificare i processi e migliorarne la reddittività.
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Gestionale per l’archiviazione documentale
Per BluBe Divisione Welfare CIRFOOD, STEUAL ha sviluppato un gestionale per l'archiviazione dei contratti e dei documenti legati agli esercenti con aggiornamento automatico dei dati anagrafici con normalizzazione degli indirizzi online.
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Gestionale per il controllo qualità
Per Compass Group Italia, abbiamo sviluppato un gestionale di archiviazione documentale per tutto il sistema aziendale attraverso un processo di approvazione. L'obiettivo è diffondere tutte le informazioni necessarie a garantire il rispetto delle regole adottate.
Scopri di piùApplicazioni del nostro software gestione documentale
Steual sviluppa soluzioni su misura per realtà con processi logistici complessi e ad alto volume, adattando ogni progetto alle specificità dei diversi modelli di business e automatizzando i flussi documentali tipici di ogni settore:
UFFICIO HR E AMMINISTRAZIONE
Per gli uffici HR e l’amministrazione, Steual sviluppa soluzioni in grado di centralizzare il ciclo passivo e i fascicoli dei dipendenti, automatizzare l’archiviazione di fatture, contratti, note spese e cedolini, accelerare i processi di approvazione interna dei pagamenti e garantire la massima riservatezza dei dati sensibili nel pieno rispetto del GDPR.
STUDI LEGALI E PROFESSIONALI
Per gli studi legali e professionali, è possibile progettare moduli capaci di digitalizzare l’intero archivio delle pratiche dei clienti, rendere atti, contratti e faldoni giudiziari immediatamente reperibili in tempo reale e integrare sistemi di controllo delle versioni per azzerare il rischio di lavorare su documenti obsoleti.
AZIENDE MANIFATTURIERE
Per le aziende manifatturiere, è possibile realizzare sistemi in grado di connettere la documentazione tecnica direttamente ai processi di produzione, legando schede tecniche, disegni CAD e certificazioni di qualità alle singole commesse o all’ERP aziendale per migliorare il coordinamento tra ufficio tecnico, logistica e officina.
ASSICURAZIONI E ISTITUTI FINANZIARI
Per le assicurazioni e gli istituti finanziari, Steual configura piattaforme dedicate all’ottimizzazione dei flussi approvativi e alla gestione delle pratiche, automatizzando la lavorazione di polizze, sinistri e moduli di conformità tramite workflow guidati che riducono drasticamente i tempi di liquidazione e di audit interno.
Software per gestione documentale personalizzato
Costruiamo piattaforme tailor-made attraverso un processo strutturato, progettato attorno alle reali necessità della tua organizzazione. Il nostro metodo trasforma le tue esigenze operative in un’architettura software solida, seguendo fasi di sviluppo precise e trasparenti:
- Analisi e studio di fattibilità Il progetto parte sempre dall’ascolto attento di ogni tua specifica esigenza. Valutiamo l’impatto tecnologico ed economico dei tuoi attuali flussi operativi per assicurarci che la soluzione proposta elimini i colli di bottiglia e sia perfettamente sostenibile.
- Proposta della soluzione Sulla base dell’analisi iniziale, elaboriamo una proposta dettagliata per lo sviluppo del software documentale su misura. Definiamo i tempi di realizzazione, il budget e la strategia per integrare la nuova piattaforma ai tuoi sistemi aziendali senza rallentare l’operatività.
- Progettazione del software In questa fase definiamo l’architettura del sistema e l’interfaccia utente. Progettiamo una piattaforma flessibile e sicura, modellata per gestire flussi complessi (come amministrazione, produzione e logistica) e pronta a scalare insieme al tuo business.
- Installazione e configurazione Configuriamo il software nell’ambiente reale della tua azienda. Durante questa fase ti coinvolgiamo attivamente attraverso sessioni di test e demo intermedie, che ci guidano passo dopo passo fino al collaudo finale e alla messa online (go-live) del sistema.
- Formazione sull’utilizzo Organizziamo sessioni di training dedicate ai tuoi collaboratori per guidarli nell’apprendimento delle nuove funzionalità. Una formazione mirata azzera i tempi di adattamento e permette al team di utilizzare il software documentale in modo efficace fin da subito.
- Manutenzione evolutiva Il nostro supporto continua anche nella fase di monitoraggio e controllo post go-live. Non ci limitiamo a risolvere eventuali bug, ma aggiorniamo costantemente il software per fare in modo che resti performante, sicuro e allineato alle tue nuove necessità aziendali.
Le altre funzionalità dei software STEUAL
Oltre al software per la gestione documentale, Steual sviluppa soluzioni completamente tailor made per ogni ambito: produzione, contabilità, HR, CRM e molto altro. Scopri tutte le nostre funzionalità dedicate alle aziende.